VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI
1. AMAÇ
Bu politikanın amacı; BANDO KAYIŞ
SANAYİ VE TİCARET (TÜRKİYE) A.Ş. ("Şirket")
tarafından işlenen kişisel verilerin yasal saklama sürelerini belirlemek,
işleme şartları ortadan kalktığında verilerin silinmesi, yok edilmesi veya
anonim hale getirilmesi süreçlerini tanımlamaktır.
2. SAKLAMA VE İMHA NEDENLERİ
2.1. Saklama Nedenleri
Şirketimiz, kişisel verileri aşağıdaki
amaçlarla saklar:
·
Yasal
Zorunluluk: Kanunlarda
açıkça öngörülen süreler (Vergi Usul Kanunu, İş Kanunu, SGK Mevzuatı vb.).
·
İspat
Yükümlülüğü: Olası
hukuki uyuşmazlıklarda delil sunabilmek için (Zamanaşımı süreleri).
·
Operasyonel
Gereklilik: Şirket
hafızasının korunması ve iş sürekliliği.
2.2. İmha Nedenleri
Aşağıdaki hallerde veriler imha edilir:
·
Yasal
saklama sürelerinin dolması.
·
Veri
işleme amacının ortadan kalkması (Örn: İş başvurusunun olumsuz sonuçlanması).
·
İlgili
kişinin geçerli "silme" talebinde bulunması.
·
Açık
rızanın geri alınması.
3. SAKLAMA SÜRELERİ TABLOSU (ENVANTER
ÖZETİ)
Bando, verileri aşağıdaki süreler
boyunca saklar. Süre dolduğunda ilk periyodik imha döneminde işlem yapılır.
|
Veri Kategorisi |
Saklama Süresi |
Dayanak / Açıklama |
|
Çalışan Özlük Dosyaları |
10 Yıl |
İş Kanunu ve TBK (İşten ayrılış
tarihinden itibaren) |
|
İş Sağlığı ve Güvenliği Kayıtları |
15 Yıl |
6331 Sayılı İSG Kanunu (Sağlık
raporları vb.) |
|
Finansal ve Muhasebe Kayıtları |
10 Yıl |
TTK ve VUK (Fatura, bordro, banka
dekontları) |
|
Kamera (CCTV) Kayıtları |
30 Gün |
Güvenlik Amacıyla (Geriye dönük
üzerine yazar) |
|
Ziyaretçi Giriş-Çıkış Kayıtları |
2 Yıl |
Hukuki Güvenlik / Olası Suç
Araştırması |
|
İnternet Erişim Logları (5651) |
1 Yıl |
5651 Sayılı Kanun (İmzalı log tutma
zorunluluğu) |
|
Çalışan Adayı (CV) Bilgileri |
1 Yıl |
Aday havuzu (İşe alım yapılmazsa
silinir) |
|
Müşteri / Sözleşme Kayıtları |
10 Yıl |
Borçlar Kanunu (Genel zamanaşımı
süresi) |
|
Hukuki Yazışma ve Dava Dosyaları |
10 Yıl |
Dava sonuçlandıktan sonra başlar |
4. PERİYODİK İMHA SÜRELERİ
Yönetmelik gereği, saklama süresi dolan
veriler için Şirketimiz 6 ayda bir periyodik imha işlemi yapar.
·
1.
Periyodik İmha: Her
yılın HAZİRAN ayı
·
2.
Periyodik İmha: Her
yılın ARALIK ayı
Örnek: 2014 yılında işten ayrılan bir
personelin 10 yıllık saklama süresi 2024'te dolmuştur. Dosyası, takip eden ilk
periyodik imha dönemi olan Haziran 2025'te imha edilir.
5. İMHA YÖNTEMLERİ
5.1. Kişisel Verilerin Silinmesi
(Dijital Ortam)
Sunucularda, veritabanlarında veya ofis
bilgisayarlarında yer alan verilerin, ilgili kullanıcılar için erişilemez ve
tekrar kullanılamaz hale getirilmesidir. (Örn: Veritabanından satır silme,
dosyanın Geri Dönüşüm Kutusundan da silinmesi).
5.2. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi
(Fiziksel Ortam)
Verinin hiç kimse tarafından tekrar
erişilemez hale getirilmesidir.
·
Kağıt
Ortam: Kağıt kırpma
makineleri ile geri döndürülemez şekilde parçalanır.
·
Dijital
Medya: CD, DVD, USB
veya Harddiskler fiziksel olarak (kırılarak, yakılarak veya manyetize edilerek)
yok edilir.
5.3. Anonim Hale Getirme
Verilerin, başka verilerle eşleştirilse
dahi kimliği belirli bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.
(Örn: İstatistiksel raporlama için isimlerin kaldırılıp sadece "Üretim
Departmanı - 2020 Yılı - Kadın Çalışan" verisinin tutulması).
6. SORUMLULUK VE YÜRÜRLÜK
Bu politikanın uygulanmasından KVKK
Komitesi ve ilgili departman yöneticileri sorumludur. İmha edilen verilere
ilişkin tutanaklar ("İmha Tutanağı") hukuki güvence için en az 3
yıl saklanır.
BİZE İLETİN
Otomotiv Müşteri Şikayet Formu, Endustriyel Müşteri Şikayet Formu ve Bayi Başvuru Formuna aşağıdaki linklerden ulaşabilirsiniz. Uzmanlarımız gerekli değerlendirmeyi yapıp size geri dönüş yapacaktır.
